Verzonden mails belanden in een spamfilter of sommige bijlagen komen niet aan! Wat is eraan te doen?


We hebben er allemaal wel eens last van. SPAM (Sending People Annoying Mail)!

E-mail wordt niet altijd ontvangen of belandt ergens bij een ontvanger in een spamfilter of in de Outlookmap Ongewenste mail.
Erg vervelend, omdat belangrijke berichten over het hoofd worden gezien en dat kan tot ongewilde ergernis leiden.

Hoe ontstaat dit?
Spamfiltering wordt steeds strenger en uitgaande mails en mailservers zullen steeds meer aan een bepaalde voorwaarde moeten gaan voldoen.
Doelstelling is om de spamscore zo laag mogelijk te houden en om de reputatie van je mailserver zo hoog mogelijk te houden.
Dat is helaas nodig, daar de spammers ook steeds slimmer worden.

Wat kun je hier zelf aan doen?

  • Zorg dat er geen bulkmail (mailing naar honderden ontvangers) wordt verstuurd. Verdeeld versturen van kleinere aantallen is beter
    Geen schreeuwende in hoofdletters reclameslogans gebruiken als TE KOOP, GRATIS of KLIK HIER! Uiteraard zijn allerlei vergelijkbare krachttermen ook uit den boze.
  • Laat controleren of je niet op een blacklist staat!
  • Onderwerpveld ALTIJD invullen, vul kort iets in waar de mail over gaat.
  • Geen overmatig GEBRUIK VAN HOOFD- en GEKLEURDE LETTERS. Ten eerste zeer irritant lezen en daarbij alarmerend voor elk spamfilter!
  • Bij voorkeur geen afbeeldingen in je HTML opmaak plaatsen. Spamfilters lezen deze niet, maar merken ze wel op, dus spamgevoelig!
    Dus ook niet in je handtekening plaatjes gebruiken, tenzij deze naar een online locatie verwijzen op bijv. je website
  • Naamsgeving van bijlagen niet voorzien van meerdere punten in de bestandsnaam. Dus dit.is.een.bestand.pdf is niet toegestaan en deze mail zal niet aankomen! Gebruik underscore _ of koppelteken - , dus dit-is-een_bestand.pdf is geen probleem.
    In Windows staan deze extensies echter standaard uit en daar begint het probleem! Ook vanuit virus oogpunt is het veiliger deze extensies juist aan te zetten en dat kun je als volgt:
    1. Start Windows Explorer door een willekeurige map te openen.
    2. Klik op Indelen, daarna op Map -en Zoekopties
    3. Open het tabblad Weergave.
    4. Schuif in de lijst omlaag naar Extensies voor bekende bestandstypen verbergen en schakel dit selectievakje uit en klik op OK.

    Daarna worden alle bestanden in de Verkenner voortaan volledig getoond.

Als dat nog niet voldoende blijkt te zijn, wat dan?
Een deel heb je helaas zelf niet in de hand. Soms moet je met meer bewijskracht komen om de spamfilters te overtuigen dat je goede bedoelingen hebt.
Hier zijn het SPF-protocol (Sender Policy Framework) en DKIM handtekening (DomeinKeys Identified Mail) voor in het leven geroepen.
Deze beiden zorgen ervoor dat de spamscore behoorlijk verlaagd wordt door gebruik van positieve mailserver reputaties en digitale authenticatie tussen betrokken mailservers op het Internet.

Kun je dat als gebruiker zelf regelen?
Helaas is dat nogal specialistisch werk en kun je het beste laten doen door je eigen systeembeheerder of een hostingprovider.
Er zijn wel voldoende online testen ter beschikking op het Internet waarmee je zelf de reputatie van je mail kan checken. Bijv. https://www.mail-tester.com
De informatie die daaruit komt kan er soms redelijk veelomvattend uitzien en zal je daar mogelijk wel een specialist voor moeten raadplegen.

Hopelijk kun je met behulp van bovenstaande info nu wat meer inzicht krijgen waarom e-mail soms niet (juist) aankomt.
Succes!

terug >>